كتيبات التشغيل هي دليلك السري الذي يصف الإجراءات والمعايير التي يجب أن يتبعها أصحاب الامتياز، ويحتوي على مبادئ توجيه شاملة حول كيفية إدارة النشاط التجاري من قبل أصحاب الامتياز، ويغطي جميع جوانب العمل التشغيلية والإدارية والإجراءات العامة، ويمكن تقسيم دليل التشغيل إلى أجزاء تضم محاور مختلفة مثل، المحاسبة والموظفين، والإعلان والترويج والصيانة، وعليك تصميم صفحات دليل التشغيل بشكل موحد، وكتابة سياسات وإجراءات العمل جميعها، ولا تنس أن تذكر التزاماتك تجاه صاحب الامتياز، وخطط افتتاح المواقع أو الوحدات، وإجراءات التشغيل اليومية، وتطوير كتيب هوية النشاط التجاري، ونظام المحاسبة، وتفاصيل استخدام برامج نقاط البيع، وسياسات التسعير، وإجراءات طلب المنتجات والبضائع واستلامها وتخزينها وعرضها، ونظام المبيعات، والتعامل النقدي، وخدمة العملاء، وجداول النظافة والصيانة، وإجراءات الأمان والبيئة، وإدارة الوقت والإدارة المالية، ونظام رفع التقارير، ويجب أن يحتوي دليل التشغيل على رسومات توضيحية، ومخططات تنظيمية، وصيغ وصف الوظائف، وإجراءات التوظيف، وتفاصيل تقييم الموظفين، ومعايير اختيار المواقع وخطط تطويرها، وتصميمات الموقع الداخلية والخارجية، وقائمة المورّدين، وقائمة المنتجات أو الخدمات، وقوائم مراجعة استلامها، وخريطة عرضها، وجداول ومواعيد التشغيل.

عليك بالتواصل مع استشاريين متخصصين في مجال الامتياز التجاري، ليقوموا بمساعدتك في التعرف على نقاط القوة في نشاطك التجاري، وكيفية بناء نظام الامتياز التجاري الأنسب لك، فهذه الخطوة لبناء نظام الامتياز الخاص بك تعد معقّدةً، وتحتاج خبرات ودراية، وبالطبع لا ننصحك إطلاقاً بنسخ نظام امتياز تجاري لشركة أخرى؛ لأن هذا لا يتفق مع أخلاقيات العمل، وما يصلح لشركة معينة قد لا يصلح لنشاطك التجاري. ومبدئيّاً عليك إجراء دراسة مالية على مستوى الوحدات المنفردة، في حال منح امتياز منطقة أو متعدد الوحدات، ومن المهم أيضاً أن تحدد طبيعة الدعم الأولي والمستمر لممنوحي الامتياز، بما في ذلك التدريب والتسويق، وتقنية المعلومات، وتفاصيل توريد المنتجات، وطرق نقل المعرفة الفنية المتعلقة بالأنظمة والتصميمات والمخططات والبرامج وغيرها، وهو ما يجب أن يحتويه عرض الامتياز التجاري الخاص بك، وسوف تحتاج أيضاً إلى وضع خطة توريد منتجاتك أو خدماتك إلى أصحاب الامتياز، ويجب عليك أن تقوم بتطوير أدوات ونشرات التسويق لامتيازك التجاري، أما بالنسبة للعقود القانونية وحقوق الملكية الفكرية، فأنت بحاجة لمحامٍ مختص لصياغة اتفاقية الامتياز، وتسجيل وحماية حقوق الطرفين، وفي النهاية عليك أن تعلم أن نظام إدارة علاقات الامتياز الخاص بك، أمراُ بغاية الأهمية، فتأكد أنك تستخدم أحدث الممارسات الإدارية وتقنية المعلومات

غالباً ما تتضمن نماذج العمل أو نظام الامتياز إما معايير اختيار الموقع حسب النشاط، وتتم الموافقة عليه من قبل المانح، أو يتم اختيار الموقع من قبل ممثلي المانح.
وتشمل عادةً المعايير لاختيار العقار المناسب، أن يكون في مجمع تجاري، أو في مركز تسوق، وأن يكون في وسط المدينة، وأن يكون مبنىً قائماً بذاته، أو في مجمع أعمال، ويمتلك المساحة المناسبة، ووجود الكثافة السكانية، والقدرة الشرائية في المنطقة، والقدرة على رؤية الموقع من بُعد، وسهولة الوصول إليه، كما تشمل أيضاً الإيجار السنوي المناسب، وتواجد أنشطة تجارية جيدة، وحركة تدفق العملاء، وفرص للنمو والتطوير، مع وجود أبنية أو معالم رئيسية مميزة بالقرب من الموقع.

عليك الوضع في الاعتبار أنك تحتاج لمساعدة مهنية متخصصة من استشاريين متخصصين في مجال الامتياز التجاري؛ للحصول على النصيحة الأمينة، والتوجيه الصحيح، خلال مرحلة تقييم مانحي الامتياز التجاري، وتزداد أهمية ذلك مع تزايد اهتمامك بالفرصة التجارية، وتقدم المفاوضات، حيث تجب مراجعة التوقعات المالية، واتفاقية الامتياز التجاري، وفي هذه المرحلة يجب أن يكون لديك فهم جيد للفرصة المتاحة، وهذا بالطبع لا يغنيك عن الرجوع إلى محام امتياز تجاري، ومستشار مالي متخصص، فمراجعتهما تعد استثماراً جيداً، إذ إنها تغنيك عن ارتكاب أخطاء أنت بغنىً عنها في رحلة الحصول على حقوق الامتياز التجاري.

نعم، حسب نص المادة (12 - 3) في متطلبات وثيقة الإفصاح بلائحة الامتياز التجاري،
فعلى مانح الامتياز أن يقدم لك قائمةً مفصلةً تضم أصحاب الامتياز التابعين له، وعليك ألا ترضى بقائمة تشمل بعضهم فقط، وإذا تردد مانح الامتياز بإعطائك هذه القائمة، فعليك معرفة السبب الذي يدعوه إلى ذلك، ومن الأسئلة الهامة الواجب أن تسألها لأصحاب الامتياز الآخرين: كيف تقيّم التدريب الأولي من مانح الامتياز؟ وكيف تقيّم دعمه المستمر لك؟ وهل حصلت أي نزاعات بينك وبين مانح الامتياز؟ وكيف تقيّم كفاءة التواصل وتبادل المعلومات بينك وبين مانح الامتياز؟ ومن ثمّ قم بتحليل الإجابات بدقة؛ لأن نجاحك سيعتمد على نجاح العلاقة التجارية بينك وبين مانح الامتياز، حيث إن الأخطاء قد تحدث من الطرفين.

بمجرد تحديد مجالات العمل التي تهمك وقدرتك المالية، ستحتاج إلى إجراء دراسة حول جميع فرص الامتياز المتاحة في تلك المجالات، بما في ذلك الدراسة المالية، وحجم الاستثمار، ورسوم الامتياز، والعائد على الاستثمار، وهامش الربح.

"منصة مركز الامتياز" في منشآت توفر العديد من الفرص، ويجب عليك مراجعة جميع المواد التسويقية التي يمكنك الحصول عليها من مانحي الامتياز المستهدفين، ولكن يجب أن تتذكر دائماً أن الكتيبات التسويقية المنمقة قد لا تعني بالضرورة امتيازاً جيداً، ويجب عليك التركيز على معايير تقييم الامتياز الرئيسية، وتحديداً جودة وكفاءة الدعم المقدم بواسطة مانح الامتياز.

عليك أن تقوم بدراسة الأنشطة التجارية أو الأعمال التي تهمك كصاحب امتياز، وقد تحتاج إلى طرح بعض الأسئلة: هل الأسواق الخاصة بهذا النشاط متنامية أم مستقرة أم متراجعة؟ وهل المنتجات أو الخدمات موسمية؟ وهل يمكن وصف المنافسة في السوق بأنها محتدمة؟ وما مدى حساسية العملاء المستهدفين تجاه سعر المنتجات أو الخدمات المقدمة؟ وهل هناك مواقع متوافرة تلبي معايير واحتياجات العمل؟

ومن هم عملاؤنا؟ وكيف نصل إليهم ونسوق لهم؟”

تحتاج علاقة الامتياز التجاري إلى قدرات وسمات شخصية مناسبة، وعليك أن تكون مستعداً للعمل فعليّاً، وقد تكون أهم المهارات التي تحتاجها قبل التقدم بطلب الحصول على الامتياز، القدرة على التعامل مع التغيير، والتكيف لاستيعاب مفاهيم العمل الجديدة بسرعة، واتباع معايير مانح الامتياز، حيث يتوجب عليك أن تكون شخصاً قادراً على إدارة الأعمال، والسيطرة على كل مقدراتها بجميع المستويات.

للامتياز التجاري إيجابيات وسلبيات، تماماً كأي شيء آخر، فأولا ً عليك أن تخصص رأس مال مناسب لتهيئة البنية التحتية للامتياز التجاري، وتأسيس وتشغيل وحدات تجريبية مملوكة لك، وثانياً عليك أن تٌؤمّن موارد مالية وإدارية كافية؛ لتوظيف وتدريب ودعم أصحاب الامتياز المطلوب منك اختيارهم بدقة شديدة، حيث إن الاختيار الخاطئ قد يؤدى إلى الإساءة للعلامة التجارية الخاصة بك في السوق وفي المستقبل، ومع شبكة أصحاب الامتياز قد تتاح الفرصة لأصحاب الامتياز للضغط عليك، من أجل تنفيذ سياسات وإجراءات جديدة أنت غير راضٍ عنها.

يُعنى الامتياز بتوزيع المخاطر المالية من خلال مضاعفة عدد مواقع / وحدات النشاط التجاري، من خلال مستثمرين آخرين، ما يعني توسيعاً أكبر لسلسلة المتاجر، وفرصةً أفضل للتركيز على متطلبات السوق المحلي، وهذا بدوره يقلل من تأثير المنافسين، ويخلق مصدراً جديداً لمانح الامتياز، من خلال تحصيل رسوم الامتياز التي يتكبدها أصحاب الامتياز، بالإضافة إلى إمكانية بيع المنتجات التي لها حقوق ملكية فكرية خاصةً لأصحاب الامتياز، حيث يشكل ذلك تدفقاً نقديّاً وعائدات أفضل على الاستثمار، وبالنسبة لمانح الامتياز، والمزايا المالية الأخرى التي يتمتع بها مانح الامتياز، هي انخفاض تكاليف التشغيل والتوزيع والإعلان، وزيادة القوة الشرائية، وهذا يعني بالطبع زيادة الأموال المخصصة للبحث والتطوير، ولكن من الناحية التشغيلية يمكن لصاحب الامتياز إدارة سلسلة أكبر من المواقع / المخازن، من خلال إدارة مركزية أصغر مقارنةً بامتلاك وتطوير جميع المواقع بنفسه وبالإضافة لذلك فإن الامتياز يوحد إجراءات الإدارة والتشغيل، ما ينعكس إيجاباً على توحيد أساليب التشغيل، ورفع مستويات الإنتاجية والجودة، من خلال المتابعة الفعالة، حيث يمتلك أصحاب الامتياز دافعاً ذاتياً للعمل الجاد لإنجاح استثماراتهم، وتحقيق نتائج تشغيلية ومالية أفضل، الأمر الذي ينعكس في فاعلية عمليات البيع وزيادة قاعدة العملاء.

توفر أنظمة الامتياز طريقةً سهلةً لإدارة الأنشطة التجارية التي أثبتت نجاحها في السوق على مدار سنوات عديدة، لذلك يستفيد مانح الامتياز من الخبرة المتراكمة للمانح، بالإضافة إلى المعرفة التقنية في إدارة النشاط، كما يحصل مانح الامتياز على الدعم والتدريب المهني في كل خطوة؛ ليتمكن من تطوير مهاراته العملية، حيث يتجنب صاحب الامتياز مرحلة التجربة والخطأ عند بدء النشاط وتشغيله، ما يعني مخاطر مالية أقل مقارنةً بالمشاريع الفردية الأخرى، والعديد من الاستطلاعات المتخصصة تظهر معدل نجاح الأنشطة التجارية التي تشغل نظام الامتياز، أكبر بكثير من معدل نجاح بدء عمل تجاري واحد، حيث يوفر الامتياز أنظمة إدارة ونماذج أعمال مدروسة ومؤكدة تحت علامة تجارية معروفة، وبالتالي يحقق الامتياز معدلات نجاح أعلى من غيرة من الأنشطة التجارية الأخرى كونه تكرار لقصة نجاح و نموذج عمل ممارس، بالإضافة إلى ذلك، يضمن الامتياز لصاحبه التجانس والانسجام في إجراءات التشغيل، والتصميم الداخلي والخارجي، وطرق عرض المنتج وتقنيات البيع، ويضمن القوة التسويقية للعلامة التجارية، ما يعزز صورة النشاط التجاري، وشعبية المنتجات، وكل هذا ينعكس إيجاباً على أصحاب الامتياز، ولهذا الامتياز طريقة مثالية؛ لتطوير أعمالك بمساعدة خبرة مانح الامتياز ودعمه المستمر.

في حالة الامتياز الرئيسي، يحصل صاحب الامتياز على حقوق إنشاء وتشغيل وإدارة النشاط التجاري في بلد أو منطقة بأكملها، حيث تشمل هذه الحقوق منح الامتيازات الفرعية للآخرين في هذا البلد أو المنطقة، تماماً مثل المانح الأصلي، ويقوم بذلك في بلد المنشأ، من خلال تقديم خدمات الدعم لمتلقي أنظمة الامتياز التجاري التي توفر طريقةً سهلةَ لإدارة الأنشطة التجارية التي أثبتت نجاحها في السوق على مدار سنوات عديدة، وبالتالي يستفيد صاحب الامتياز من الخبرة المتراكمة للمانح، بالإضافة إلى المعرفة تقنياً في إدارة النشاط، ويحصل مانح الامتياز أيضاً على الدعم والتدريب المهني في كل خطوة؛ ليتمكن من تطوير مهاراته العملية، حيث يتجنب صاحب الامتياز مرحلة "التجربة والخطأ" عند بدء النشاط وتشغيله، ما يعني تمويلاً أقل مقارنةً بالمشروعات الفردية الأخرى، وتظهر العديد من الدراسات الاستقصائية المتخصصة أن معدل نجاح الأنشطة التجارية التي تعمل بموجب نظام الامتياز أكبر بكثير من معدل نجاح بدء عمل تجاري واحد، حيث يوفر الامتياز أنظمة إدارة مدروسة ومثبتة، ونماذج الأعمال، تحت علامة تجارية مشهورة، وبالتالي يحقق الامتياز معدلات نجاح أعلى من الأنشطة المستقلة الأخرى، بالإضافة إلى ذلك، يضمن الامتياز التجانس والانسجام لمالك الامتياز في إجراءات التشغيل، والتصميم الداخلي والخارجي، وعروض المنتجات وتقنيات البيع، ويضمن القوة التسويقية للعلامة التجارية؛ ما يعزز صورة النشاط التجاري، ويزيد من شعبية المنتجات، وكل هذا ينعكس بشكل إيجابي على أصحاب الامتياز، ولهذا فإن الامتياز هو وسيلة مثالية لتطوير عملك مع مساعدة خبرات مانح الامتياز، والدعم المستمر.

في امتياز تطوير المنطقة، يكون صاحب الامتياز مسؤولاً وملتزماً بإنشاء وتشغيل أكثر من وحدة امتياز في منطقة جغرافية محددة، وفي غضون فترة زمنية محددة، دون أن يكون له الحق في منح امتيازات فرعية لأي كيان أو فرد آخر.

امتياز الوحدة الواحدة هو أكثر أشكال الامتياز انتشاراً وأسهلها، حيث يكون صاحب الامتياز مسؤولاً عن الاستثمار في إنشاء وتشغيل موقع واحد باستخدام مهاراته العملية، ولكن في حالة الامتياز الرئيسي، يحصل صاحب الامتياز على حقوق التأسيس والتشغيل وإدارة الأعمال في بلد أو منطقة بأكملها، حيث تشمل هذه الحقوق منح امتيازات فرعية للآخرين في هذا البلد أو المنطقة، تماماً كما يفعل المانح الأصلي في بلد المنشأ، من خلال تقديم خدمات الدعم لأصحاب الامتياز. 

يتم تحديد الشروط من قبل مانح الامتياز، ولا علاقة لمنشآت بإجراءات التقييم والاتفاق بين الطرفين.

أي شخص أو شركة مؤهلة إدارياً وماليّاً، وتتوافق مع معايير القبول التي يحددها المانح، وعلى استعداد لدفع رسوم الامتياز، وتكلفة المشروع.
رسوم الامتياز هي مقابل السمعة الحسنة للعلامة التجارية، والحصول على الخبرة والمعرفة اللازمة لتشغيل نماذج العمل، بالإضافة إلى الدعم الفني المستمر من قبل مانح الامتياز خلال الفترة التعاقدية.